Akte

• lat.: acta
• süddt: Akt
• engl.: file

siehe auch: Aktenkunde

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Als Akte bezeichnet man eine Menge von Aufzeichnungen, die

• bei der eigenen Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeit anfallen und
• aufgrund eines gemeinsamen Merkmals zusammengefügt (formiert) und so aufbewahrt wird.

Die Akte als Zusammenfassung von Schriftstücken ist die Einheit der Schriftgutverwaltung.

Formen (Begriffe) für derartige Zusammenfassungen sind z.B.:

• Aktenheft (Faszikel)
• Aktenbund (Volumen)
• Aktenpaket (Konvolut)

Aus den Kanzleien des Mittelalters wurden im Laufe der Jahrhunderte die Behörden der Neuzeit mit festen Arbeitsgebieten, festen Arbeitszeiten und fester Gliederung in ihren Kompetenzen. Als wichtig(st)es Ergebnis Ihre Tätigkeit entstanden und entstehen Akten, werden Schriftstücke erstellt, verwahrt, bearbeitet.

Ein Schriftstück, das eine Behörde erreicht, wurde geöffnet (Eingang) und erhielt einen Eingangsvermerk. Die Wichtigkeit der Registratur zeigt sich z.B. bei Kurfürst Friedrich Wilhelms von Brandenburg (1640-1688), der in seinem "Politischen Testament" verfügte, daß seine Nachfolger alle eingehende Post selber öffnen sollten.

Versehen mit dem Vermerk praesentatum und durch Notizen bereichert wurde das Schriftstück an die zuständige Behörde weitergeleitet. Wichtige Stücke erhielten eine Aktenverfügung.

Einzelne Bearbeiter hinterließen als Zeichen ihrer Tätigkeit und Abfolge Paraphen (abgekürzte Namenszeichen) und Bemerkungen am Rand (Marginalien).

Der Sachbearbeiter erhielt so ein Antwortkonzept, das nach einer etwaigen Überarbeitung (Revision) in eine Reinschrift gebracht (mundiert) wurde. Auch bei diesem Schritt wurden mehrere Bearbeiter beteiligt, die ihrerseits Paraphen an den Rand setzten.

Die Reinschrift wurde unterschrieben (vollzogen).

Diese vollzogene Reinschrift heißt Ausfertigung. Das Konzept und der Eingang wurde mit dem Vermerk z.d.A. (zu den Akten) gekennzeichnet und in die Registratur gebracht. Es erhielt eine Signatur, das sogenannte Aktenzeichen und wurde zur besseren Auffindbarkeit in ein chronologisch geführtes Buch eingetragen und später wieder bereitgestellt werden.

In der Registratur können Akten nach dem Prinzip der Serie (chronologische Reihung) oder dem der Sachakte (sachliche Gliederung Dossier) geordnet sein

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weitere Quelle(n)

"Die Geschichtlichen Hilfswissenschaften stellen sich vor", Zweite, veränderte Auflage 1987; Redaktion und Layout: Wolfgang Bildt, Rita Haub; Ludwig-Maximilian-Universität, München